郵送による契約締結(書面の交付)オンライン入会業務の流れと注意点

オンライン入会契約の流れ

1.お客様への入会説明

相談所の特徴や、提供出来る内容をオンラインにて説明します。

 

2.お客様の「ご入会の意思」をしっかり確認し、契約の仕方を選択いただきます。

お客様の「ご入会の意思」をしっかりオンラインにて確認し、意思確認が取れましたら、契約の仕方を対面で行うか、郵送で行うかをお客様ご自身に選択いただきます。

お客様が郵送での契約手続きを希望された場合、契約に必要な書類を送付いたします。

 

3.相談室から消費者(お客様)への概要書面及び契約書面、並びに契約時必要書類の郵送

郵送する書面は、下記入会契約時必要書類一式となります。

1)個人情報の保護に関するしおり

2)概要書面

3)会員契約書

4)会員サービス利用規則

5)反社会勢力排除に関する誓約書

 

4.郵送する際の注意事項

・概要書類、会員契約書、会員サービス利用規約は相談所控え、お客様控えの2通が必要となる為、複写式のもの、もしくは同じ物を2通郵送する。

・返信用の封筒は、書類の追跡の出来るレターパック・書留等の封筒に宛先を記入し、料金処理が終わった形で、こちらが同封いたしますので、そちらをお使い下さい。

 

5.オンラインによる入会契約

対面時と同様に下記段取りでオンラインもしくはお電話にてご説明いたします。

1)「個人情報の保護に関するしおり」の郵送確認、及び説明。

2)「入会契約関連書類」の郵送確認、概要書面の読み合わせによる説明、及び入会契約書の説明後、サービス内容等をしっかりとご理解いただき、契約締結の意思確認をいただいた上で、概要書類、契約書、会員サービス利用規則の所定のお客様記入箇所への記入、捺印をもって契約締結手続きを行っていきます。

*日付けの記載に関しては説明を行った日、すなわち契約締結の意思確認が出来た日を入会日となり、お客様に記入していただきます。

 

6.お客様による相談室への契約関連書面一式の返送

契約関連書類を、お客様ご自身にて相談室充てにご返送いただきます。返送をしていただく際、個人情報を含む書類であるため、書類の追跡が出来る方法にてご返送いただきます。(レターパックなどを同封いたします)

1)「概要書面」の相談室控え

2)「会員契約書」の相談室控え

3)「会員サービス利用規則」の相談室控え

4)「反社会勢力排除に関する誓約書」

*お客様記入箇所に記入漏れ、及び捺印漏れがあると契約が無効になる場合がありますので、返送前に必ずお客様にて確認を行ってください。

 

7.公的書面の郵送

公的書面は準備に時間を要するものがある為、入会契約関連書面の返送と公的書面の郵送は別個に依頼する事もあります。

 

8.その他の注意事項

・オンラインツールは、Zoomを利用いたします。

 

 

 

 

 

良縁会システムより引用

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